الفرق بين الاجراءات والعمليات

الفرق بين الاجراءات والعمليات

بقلم 

الأستاذ : عبدالرحمن  الحارثي

·       مقدمه :

       كان لزاما علينا أن نواكب عجلة التطور الهائل من حولنا في شتى المجالات ، ليكون ذلك حافزا لنا ، الى جانب الحافز الرئيسي والمهم ألا وهو حرص حكومتنا الرشيدة على أن يكون لها مكان في مستقبل العالم. ولن يأتي ذلك الا بالعمل الجاد والمنظم . والتنظيم يسبقه مرحله مهمة وهي التخطيط ، والتخطيط الجيد يحدد الأهداف ويرسم الاستراتيجيات للوصول للأهداف النابعة من احتياجاتنا ، وذلك بالاستغلال الأمثل للموارد. ومن الضروري تطوير المنظمات في جميع أشكالها وعدم الركون لما تم تحقيقه من أهداف ، ولا يتأتى ذلك الا بتطبيق ما توصل اليه العلم في مجال الادارة من نظريات وممارسات، وما قامت به الدراسات من خدمات لتسهيل وتقسيم العمل ، وهذا البحث سيسلط الضوء على نوعين من سلاسل العمل المطبقة في أغلب المنظمات ، ألا وهي الاجراءات والعمليات. سيعرض البحث بعض التعريفات والمفاهيم  للإجراءات والعمليات، مع بعض الخصائص والعلاقات بين هذين المفهومين، كذلك نقاط الاختلاف التي ستمكن من التمييز بينهما.

·       مفهوم الاجراءات :

1.      يعرف معهد ادارة المشاريع ( PMI  ) الاجراء على أنه :

"الاجراء/  :Procedureطريقة راسخة لتحقيق أداء أو نتيجة ثابتة، وهو نشاط  يمكن وصفه بأنه سلسلة من الخطوات التي سيتم اتخاذها لتنفيذ عمل ما" [1].

فالإجراء هو طريقة تتسم بالثبات وغالبا ما تكون موثقة ، وتوثيق ليس شرطا ملزما للإجراءات كما يظن البعض، ومن خلال التعريف نجد أن الاجراء يركز على الأداء، ويقوم بذلك عن طريق سلسلة من الخطوات.

2.      "تسلسل ثابت، خطوة بخطوة من الأنشطة أو مسار العمل (مع نقطة البداية ونهاية محددة) التي يجب اتباعها في نفس الترتيب لأداء مهمة بشكل صحيح. وتسمى الإجراءات المتكررة الإجراءات الروتينية".[2]

فالثبات والسكون هو سمه للإجراءات. والاجراءات تتكون من خطوات متتالية تنتهي في الاخير لتنفيذ العمل ، فهي لا تركز على أهداف.

3.      "مجموعة من الأنشطة التي هي الطريقة الرسمية أو المقبولة للقيام بشيء ما".[3]

ولكي تكون الاجراءات طريقة رسمية لابد من توفر تفاصيل أكثر فيها لتسهل على الأشخاص المعنيين بذلك للقيام بها.

§       يمكن أن نعرف الاجراءات بأنها : خطوات متتالية يجب أتباعها على الترتيب لأداء مهمة بالشكل الصحيح، وقد تكون موثقة للرجوع لها عند الحاجة.

·       مفهوم العمليات :

1.     "العملية / Process : سلسلة منهجية من الأنشطة الموجهة نحو التسبب في نتيجة نهائية بحيث يعمل مدخل واحد أو أكثر على إنشاء .

مخرج واحد أو أكثر."[4]

فالعملية كذلك عبارة عن أنشطة متسلسلة ، ولكنها هنا تركز على المدخلات والمخرجات أيا كان نوع تلك المدخلات والمخرجات.

2.      "تسلسل الإجراءات المترابطة والمرتبطة التي تستهلك في كل مرحلة موارد أو أكثر (وقت الموظف والطاقة والآلات والمال) لتحويل المدخلات (البيانات، المواد، الأجزاء، الخ) إلى مخرجات. ثم تكون هذه النواتج بمثابة مدخلات للمرحلة التالية حتى يتم التوصل إلى هدف معروف أو نتيجة نهائية"[5].

من خلال التعريف نرى ان العمليات يكون بينها ترابط، وكل عملية تركز على هدف تم تحديده مسبقا، وقد تترابط العمليات مع بعضها وذللك عندما تكون مخرجات عملية معينة مدخلات لعملية تليها مباشرة.

3.      "سلسلة من الأنشطة التي تتخذ من أجل تحقيق نتيجة"[6].

فالعمليات أنشطة تهتم بالمدخلات والمخرجات الى جانب أن لديها أهداف.

§       يمكن تعريف العمليات بأنها : سلسلة من الأنشطة والمراحل ، تبدأ بمدخلات وتنتهي بمخرجات لها خصائص معينة يتحقق بها الهدف.

·       خصائص الاجراءات :

       الاجراءات توضح كيفية تنفيذ العمليات، وماهو النشاط المطلوب القيام به، ومن يقوم بتأدية ذلك النشاط. كذلك توضح تسلسل الخطوات التي تؤدى بواسطتها المهمة، وتبين المعايير (المتطلبات) التي يجب أن تؤخذ بعين الحسبان . كما أن الاجراءات تستخدم في توثيق العمليات ، فلذلك يجب توفير الاجراءات اذا كانت ضرورية لتكون داعمة للعمليات.

الاجراءات تترجم الخطط والسياسات العامة الى أسلوب محدد لاتخاذ القرارات والقيام بالأعمال. وعند تصميم الاجراءات يحدد فيها نوع العمل الذي سيقوم به الأفراد المشاركين في انجاز المهمة ، ويبين تسلسل الخطوات في تلك المهمة والأفراد الواجب اشتراكهم في انجازها.

الاجراءات وخطواتها التفصيلية غالبا  لا تكون مكتوبة، لكنها أحيانا تكون مكتوبة وبشكل تفصيلي أو موجز في دليل الاجراءات وتنظيم الادارة, يرجع اليها الموظفون عند الحاجة. ويتم تعديله أي دليل الاجراءات عند حدوث تغييرات على تنظيم واجراءات العمل في المنظمة.

تتخذ الاجراءات بالنسبة للكثيرين خصائص معينة وغريبة أحيانا، بحيث يتم توثيقها كتابة كمجموعة من المتطلبات أو المسئوليات بدون أن على شكل متسلسل ، بهذه الطريقة لا يمكن أن نسمي ما تم توثيقه بالإجراءات لأنها تفتقد التسلسل في الأنشطة والخطوات والتي تؤدي الى نتيجة يمكن من خلال أنشطة الاجراءات قياسها.

يلاحظ كثيرا عند توثيق الاجراءات أنها تتخذ شكل قوالب موحده تتضمن الغرض من هذه الاجراءات وقابلية التطبيق والمسئوليات وكذلك الاجراءات، فيتبين أنها أهملت أهم نقطة ألا وهي الغرض من المهمة نفسها. والغرض من المهمة يقصد به تسلسل الأنشطة والذي يؤدي لنتيجة تعرض على مقاييس النجاح التي تشتمل عليها الاجراءات. بذلك تكون الاجراءات وتوثيقها قد ركزت على المهمة والنتيجة ، ليس كما يلاحظ غالبا بأنها مرتبطة بالأوراق وملء الأشكال.

يغلب علينا الظن أن الاجراءات لا تنشأ الا بتصنيفها وتوثيقها كتابة، لتكون بذلك حققت شروطها كإجراءات. وبذلك ينظر اليها على أنها اجراءات رفيعة المستوى. والحقيقة أنه لا   يلزم توثيقها لتكون اجراءات ولايلزم أن تكون على مستوى عال فقط . هذه الاجراءات الشكلية والتي أخذت صلاحيتها بكونها موثقة وعلى مستويات رفيعة لا تؤدي الا الى تقييد افكارنا وطموحاتنا.

·       خصائص العمليات :

       أي نشاط أو مجموعة من الأنشطة التي تستخدم الموارد لتحويل المدخلات الى مخرجات يمكن اعتبارها عملية. ويجب أن تكون العمليات قد حددت أهدافا ومدخلات ومخرجات وأنشطة وموارد ، ولكن ليست بالضرورة أن تكون قابلة للقياس.

لكي تنشئ  عملية ما يجب أن تحدد التالي :

ý   الأنشطة :

v   ماهي الوظائف الأساسية التي تتم في قسمك ؟

v   هل يمكنك أت توضح العمليات التشغيلية ( (OPERATIONSفيها؟

ý   المدخلات/الموارد :

v   ماهي المعلومات التي تحتاجها لبدء عملك؟

v   ما هو مصدر تلك المعلومات؟

ý   المخرجات :

v   من الذي يتلقى نتيجة عملك(العملاء)؟

v   كيف يمكنك تقييم عملك وهل تم بشكل صحيح( تحقيق الأهداف )؟

العمليات تحقق النتائج عن طريق تحويل أو ببساطة استخدام المدخلات للحصول على المخرجات، هذه المدخلات يمكن ان تكون مادة أو معلومات أو أشخاص أو مجموعه من الحالات تمرر على سلسلة من المراحل يتم خلالها استخدام أو تحويل أو تغيير وضعها لتنتج مخرجات ذات خصائص مختلفة. لا تعترف العمليات بالحدود الادارية أو الوظيفية ، ولكن تلك الحدود قد تعرقلها .

كل عملية لها مقاييس كمية ونوعية لمخرجاتها مرتبطة مباشرة بأهدافها. يتم تصميم مراحل العمليات لضمان الجمع بين أن تكون الموارد محققة للأهداف وأن تكون المخرجات على الوجه المطلوب ، مما يعني توفير المدخلات الصحيحة لإنتاج مخرجات منشودة وذلك باستخدام الموارد الصحيحة في المراحل الصحيحة بكميات صحيحة وبطريقة صحيحة.

دائما ما يكون نشاط العمليات مرتبط بوجود المدخلات، وتكون في حالة سكون حتى يتم تلقي المدخلات . وتتكون العمليات من عدة مراحل ، وقد تكون بعض مراحلها مكونه من اجراءات ، كما تستمد العمليات غالبا توثيقها من الاجراءات ، والمنظمات الناجحة هي التي تستطيع توظيف الاجراءات والعمليات لزيادة كفاءتها وفاعليتها ،وتستثمر العلاقة التي تحكم الاجراءات والعمليات .

                                  

·       الفرق بين الاجراءات والعمليات :

	يوضح الجدول التالي الفرق بين الاجراءات والعمليات
	الاجراءات	العمليات
	مدفوعة بإنجاز المهمة دون الاهتمام بالنتيجة	مدفوعة بتحقيق نتيجة محددة
	الاجراءات تنفذ	العمليات تشغل
	الاجراءات خطوات ينجزها : ·       أشخاص مختلفون ·       في أقسام مختلفة ·       بأهداف مختلفة	العمليات مراحل ينجزها : ·       أشخاص مختلفون ·       بغض النظر عن أقسامهم (غير مهمة) ·       لهم نفس الهدف
	الاجراءات متقطعة	العمليات مستمرة بشكل انسيابي للنهاية
	الاجراءات تركز على القواعد	العمليات تركز على ارضاء العملاء
	الاجراءات تحدد تسلسل الخطوات لتنفيذ المهمة	العمليات تحول المدخلات الى مخرجات باستخدام الموارد
	الاجراءات يدفعها البشر	العمليات تدعها قوى فيزيائية وقد ينشطها البشر
	الاجراءات يمكن استخدامها لمعالجة المعلومات	العمليات يتم معالجتها بواسطة الاجراءات
	الاجراءات ساكنه ( ثابتة )	العمليات ديناميكية
	تحرك الناس لاتخاذ قرارات أو اجراءات	تسبب حدوث أشياء ومخرجات جديدة

·       المصادر :

1-   الدليل المعرفي لإدارة المشروعات(PMBOK® Guide)- الطبعة الخامسة،2013.

2-   العامري،صالح مهدي،وطاهر محسن الغالبي،الادارة والاعمال،الطبعة الثالثة،دار وائل للنشر،عمان،2011.

3-     http://www.businessdictionary.com/definition/procedure.html

4-    http://the9000store.com/iso-9001-2015-requirements/iso-9001-2015-context-of-the-organization/processes-procedures-work-instructions

5-   https://transition-support.com/Process_versus_procedure.htm

6-   https://hrdiscussion.com/hr77345.html

7-   http://www.al-jazirah.com/2003/20031230/qo1.htm

8-   https://www.bizmanualz.com/write-better-procedures/whats-the-difference-between-process-and-procedure.html

http://the9000store.com/iso-9001-2015-requirements/iso-9001-2015-context-of-the-organization/processes-procedures-work-instructions/

---

([1]) Project Management Institute،الدليل المعرفي لإدارة المشروعات،ط5،ص544.

([2])  (AM 1:47) businessdictionary.com/definition/procedure.html.

([3])dictionary/english/procedure (PM 1:45).

([4])  Project Management Institute،الدليل المعرفي لإدارة المشروعات،ط5،ص544.

([5])  http://www.businessdictionary.com/definition/process.html (AM 1:55).

([6]) cambridge.org/dictionary/english/process (PM 1:15).